Secrétariat et administration : IA et automatisation

IA et automatisation pour le secrétariat

Moins de tâches répétitives, plus de temps pour votre équipe.

Entre les e-mails, les rendez-vous, les documents à préparer et les demandes à suivre, vos journées se remplissent vite. universIA vous aide à repérer les tâches qui peuvent être simplifiées, à utiliser l’IA dans votre travail et à mettre en place des automatisations adaptées à votre organisation.

Échanger sur mes besoins

Quelles tâches pouvez-vous simplifier ?

Que vous soyez secrétaire, assistant ou assistante administrative, indépendant ou membre d’une équipe, nous partons de vos tâches réelles et des outils que vous utilisez déjà.

D’autres tâches peuvent être étudiées : tri et orientation des e-mails, extraction de données pour éviter les doubles saisies, alertes avant échéance et préparation de tableaux de bord sur les demandes reçues ou les dossiers en attente.

Des scripts sur mesure pour vos logiciels habituels

Nous pouvons développer des scripts adaptés à vos tâches répétitives : remplir des fichiers, traiter des données, générer des documents ou enchaîner des actions dans vos outils de travail. Un script est un ensemble d’instructions qui exécute ces opérations pour vous.

• Microsoft Excel : alimenter un tableau, consolider plusieurs fichiers et appliquer une mise en forme avec des macros VBA ou Office Scripts, selon votre version et votre abonnement.
• Microsoft Word sur ordinateur : utiliser des macros VBA pour compléter des modèles et préparer une série de courriers à partir de données structurées.
• Google Sheets et Google Docs : utiliser Google Apps Script pour mettre à jour des tableaux et générer des documents à partir de modèles.

Selon le logiciel, l’automatisation repose sur un script interne, une extension ou une API, une interface permettant de communiquer avec un autre outil. Nous vérifions les fonctions disponibles, les droits d’accès et les éventuels abonnements nécessaires avant de choisir la solution. Le développement sur mesure est défini selon vos besoins et le périmètre convenu.

Trois exemples d’automatisations à construire ensemble

1. Une demande reçue devient une tâche à suivre

Un formulaire est rempli → les informations rejoignent un tableau → la personne concernée reçoit une notification → le statut permet de suivre la réponse. Vous retrouvez les demandes au même endroit et gardez la main sur leur traitement.

2. Une pièce jointe rejoint le bon dossier

Un e-mail arrive dans une boîte dédiée → sa pièce jointe est enregistrée → elle est nommée selon une règle convenue → les éléments non reconnus sont signalés pour vérification. Le scénario est testé sur des exemples représentatifs avant son utilisation.

3. Un dossier incomplet déclenche un rappel

Un tableau indique les documents attendus et une date → les dossiers incomplets sont repérés → une relance est préparée pour validation. Un envoi automatique peut être envisagé ensuite, si les règles et les contrôles sont suffisamment clairs.

Ces exemples servent de point de départ. Leur mise en place dépend de vos logiciels, des accès disponibles et de la complexité du processus. Nous choisissons ensemble un périmètre réaliste pour le temps d’accompagnement prévu.

Des scénarios Make pour relier vos outils

Un scénario est une suite d’actions qui s’enchaînent à partir d’un événement. Avec Make, nous pouvons par exemple relier la réception d’une demande, son ajout à un tableau de suivi et une notification à votre équipe. Vous apprenez à comprendre chaque étape, à tester le résultat et à adapter le scénario à vos besoins.

Le scénario Make, étape par étape

Voici une représentation simplifiée du scénario proposé, à adapter aux connexions disponibles et aux validations nécessaires.

Un événement → Un scénario → Des actions → Un résultat

Illustration pédagogique, et non capture d’un scénario déjà déployé. Les points de validation sont conservés dans le fonctionnement retenu.

Vos actions courantes à portée de bouton

Certaines tâches peuvent être lancées à la demande depuis un dispositif physique à touches personnalisables. Une pression peut préparer un courrier, ouvrir les outils d’un dossier ou déclencher une série d’actions. Nous définissons les commandes utiles à votre poste : vous choisissez quand lancer le traitement et contrôlez le résultat.

Une touche physique pour lancer une série d’actions

Un dispositif physique à touches personnalisables, placé sur votre bureau, peut lancer une automatisation ou une série d’actions. Par exemple, vous choisissez les informations utiles, puis appuyez sur une touche pour préparer un courrier administratif.

Vous appuyez → Les étapes s’enchaînent → Vous validez

Les touches peuvent ouvrir un dossier et ses logiciels, exécuter un script ou déclencher un scénario connecté. Les actions sont choisies et testées avec vous ; les validations utiles restent en place.

Schéma d’utilisation : les touches représentées sur cette page ne déclenchent aucune action. Le choix du matériel et sa configuration sont définis selon votre équipement et le périmètre convenu.

Des assistants IA adaptés à votre activité

Un chatbot pour les questions fréquentes de votre site

Un chatbot peut aider les visiteurs sur les sujets suivants : horaires, coordonnées, prestations et documents à transmettre. Nous définissons avec vous ses réponses et les informations approuvées sur lesquelles il s’appuie.

Lorsqu’une question sort de ce cadre ou qu’une information manque, il l’indique et propose un contact humain. Une transmission de demande ou une orientation vers votre prise de rendez-vous peut être ajoutée si vos outils le permettent.

Un assistant ou agent IA configuré selon vos méthodes

Retrouver un modèle de courrier ou une procédure administrative dans une base de documents approuvés.

Nous pouvons lui donner vos consignes, vos modèles et vos critères de contrôle. Si des actions sont ajoutées, leur périmètre et leurs validations sont définis à l’avance. Vous apprenez à actualiser ses informations et à vérifier ses réponses.

Ces possibilités sont choisies selon l’utilité pour votre équipe. Leur cadrage peut faire partie de l’accompagnement ; un déploiement complet de chatbot, d’agent ou de collecte de données est défini selon le périmètre et peut faire l’objet d’une prestation sur mesure.

Apprendre en travaillant sur vos propres cas

• Comprendre les bases de l’IA : ce qu’elle peut vous aider à faire, ses limites et les informations à vérifier.
• Rédiger des consignes efficaces : préciser le contexte, l’objectif, le ton et le format attendu pour vos e-mails et documents.
• Identifier ce qui est automatisable : repérer les tâches fréquentes, les règles stables et les étapes qui demandent votre jugement.
• Créer et tester un premier scénario : comprendre le déclencheur, les actions et les vérifications nécessaires.
• Gagner en autonomie : savoir ajuster vos modèles, surveiller une automatisation et repérer de nouvelles pistes.

Une méthode que vous pourrez réutiliser

Dès la formule Découverte, nous vous transmettons une méthode pour identifier ce qui est automatisable. Vous apprenez à examiner chaque tâche avec cinq questions : revient-elle souvent ? Les informations de départ sont-elles disponibles ? Les étapes suivent-elles des règles claires ? Quel gain attendez-vous ? Que faut-il contrôler si une erreur survient ? Vous pourrez ainsi prioriser vos prochaines automatisations.

Notre objectif : vous rendre autonome

Nous voulons que vous puissiez utiliser vos automatisations au quotidien, comprendre leur fonctionnement et identifier de nouvelles possibilités sans dépendre de nous. L’accompagnement vous aide à prendre en main vos outils, à effectuer les ajustements accessibles à votre niveau et à reconnaître les situations qui nécessitent une aide extérieure.

Vous pouvez ensuite faire appel à universIA ponctuellement : pour une question, une difficulté, une évolution de vos logiciels ou une nouvelle automatisation à développer. Nous définissons ensemble l’intervention adaptée à votre besoin.

Un référent dans votre entreprise, si cela vous convient

Nous recommandons de désigner une personne référente pour l’IA et l’automatisation. Elle approfondit la prise en main des outils, suit les automatisations, aide ses collègues et devient notre interlocuteur en cas de besoin. Elle n’a pas besoin d’être informaticienne : son rôle et sa formation sont adaptés à votre organisation.

Ce fonctionnement reste facultatif. Une personne autonome, plusieurs référents, une équipe formée ensemble ou un accompagnement plus régulier : nous choisissons avec vous la meilleure façon de travailler, selon vos ressources et vos préférences.

Choisissez votre accompagnement

Découvrez les possibilités, passez à la pratique ou approfondissez la mise en place : nos trois formules s’adaptent à votre niveau et à vos besoins.

Découverte — voir les possibilités en situation réelle

2 heures. Nous échangeons sur votre activité et vous montrons des exemples concrets : rédaction assistée, scénarios d’automatisation et actions déclenchées par boutons. Vous apprenez aussi une méthode pour identifier vous-même les tâches automatisables. Vous repartez avec une première vision des possibilités pour votre secrétariat et des critères pour repérer de nouvelles pistes.

Notre showroom est une entreprise entièrement automatisée. Nous pouvons notamment vous y montrer des automatisations en fonctionnement dans un environnement professionnel réel, pour vous aider à imaginer ce qui pourrait être transposé à votre activité.

Intermédiaire — apprendre et réaliser un premier cas

3 heures, après la Découverte. Vous prenez en main les bases de l’IA et apprenez à formuler des consignes adaptées à vos e-mails et documents. Nous choisissons une tâche répétitive et construisons ensemble un premier cas simple, par exemple un scénario Make de suivi des demandes, selon vos outils et les accès disponibles. Vous apprenez à le tester et à repérer d’autres tâches à automatiser.

Pro — structurer vos méthodes et vos automatisations

6 heures, après la Découverte. Nous approfondissons l’analyse de vos tâches et travaillons sur des automatisations adaptées à votre organisation. Vous apprenez à formaliser votre façon de travailler en protocoles : des consignes structurées qui précisent les informations à fournir, les étapes à suivre, les règles à respecter, le résultat attendu et les points à vérifier.

Ces protocoles servent de cadre à l’IA pour suivre votre méthode, avec des contrôles pour vérifier qu’elle la respecte. Vous pouvez ainsi faire évoluer une automatisation ou changer d’outil en conservant vos étapes de travail et vos critères de validation. Les consignes et les connexions sont ajustées, puis testées, sans devoir repenser toute votre organisation.

Pour le secrétariat, un protocole peut par exemple guider la préparation d’un compte rendu : reprendre vos notes, organiser les décisions, identifier les actions et préparer le document pour relecture. Selon vos priorités, nous associons ces méthodes à des scénarios Make ou à des commandes personnalisées. L’objectif est que vous sachiez utiliser, contrôler et faire évoluer ce qui a été mis en place.

La séance Découverte est un préalable aux formules Intermédiaire et Pro et est facturée séparément. Le choix et le nombre d’automatisations dépendent du temps disponible et de leur complexité ; les besoins plus étendus peuvent être traités sur mesure.

Votre attestation de formation universIA

À l’issue de la journée Pro, une attestation de formation universIA vous sera délivrée.

Une formation adaptée à votre activité et à vos besoins, pour progresser dans l’utilisation de l’IA et des automatisations.

Votre premier essai, avec des critères clairs

Choisissez un exemple représentatif parmi vos courriers, comptes rendus et tableaux de suivi. Apportez une version anonymisée, votre modèle et un résultat que vous considérez satisfaisant. Ce point de départ nous permet de vérifier l’utilité du projet avant de multiplier les connexions.

Le parcours à tester

Demande reçue → dossier identifié → pièces à compléter repérées → réponse préparée pour validation.

• Avant : préciser les informations nécessaires, leur source et la personne qui peut les utiliser.
• Pendant : essayer un dossier complet, puis un cas avec une information manquante ou ambiguë.
• Après : comparer le résultat à votre exemple de référence et noter les corrections.
• Pour recommencer : conserver une consigne ou une procédure courte, avec le contrôle final à effectuer.

Votre validation : Les dates, destinataires, engagements et pièces jointes restent à vérifier avant tout envoi.

Garder votre méthode lorsque les outils évoluent

Préparer un dossier administratif : vérifier les coordonnées, les pièces attendues, le destinataire et les actions à suivre.

La procédure décrit le résultat attendu et les contrôles, tandis que les réglages techniques expliquent comment les obtenir dans vos outils. Cette séparation facilite les ajustements lorsque votre logiciel, votre modèle de document ou votre organisation change.

À l’issue de l’essai, vous savez ce que vous pouvez refaire seul, ce que vous devez vérifier et les évolutions pour lesquelles une aide ponctuelle reste utile.

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Vos questions

Faut-il savoir programmer ?

Non. Nous adaptons les explications à votre niveau et privilégions des outils accessibles. Un besoin plus complexe peut faire l’objet d’un développement sur mesure.

Peut-on conserver nos logiciels actuels ?

Nous commençons par les outils que vous utilisez. Les possibilités de connexion, les droits d’accès et les éventuels abonnements nécessaires sont examinés avant de choisir une solution.

Comment travailler avec des informations confidentielles ?

Les exercices peuvent être réalisés avec des exemples fictifs ou anonymisés. Avant d’utiliser des données réelles, nous définissons avec vous les informations qui peuvent être traitées et les outils autorisés dans votre organisation.

Un besoin qui dépasse les trois formules ?

Développement d’automatisations, formation personnalisée ou accompagnement d’une équipe : universIA construit avec vous une intervention sur mesure, à la demande.